Softwarebüro Krekeler:
Gesetzeskonform digitalisieren: Ersetzendes Scannen von Papierunterlagen
Königs Wusterhausen – Die zunehmende Digitalisierung treibt Unternehmen dazu an, ihre traditionellen Arbeitsprozesse zu überdenken und auf digitale Lösungen umzustellen. Dabei spielt die Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Formate eine entscheidende Rolle. „Eine effiziente Methode hierfür ist das ersetzende Scannen, das es ermöglicht, Papierunterlagen in elektronischer Form zu verarbeiten sowie zu speichern. In diesem Kontext ist es jedoch zwingend notwendig, die gesetzlichen Aspekte zu beachten, die bei der Entscheidung, Papierbelege zu vernichten oder aufzubewahren, eine Rolle spielen“, sagt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler (www.krekeler.de).
Scannen bezeichnet den Prozess, bei dem Papierdokumente digital erfasst werden, um sie elektronisch weiterzuverarbeiten und zu speichern. Beim ersetzenden Scannen wird die originale Papiervorlage nicht archiviert, sondern durch das digitale Abbild ersetzt. Dieser Prozess findet beispielsweise Anwendung in der Eingangsrechnungsverarbeitung, wo die digitalisierten Rechnungen in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt werden. „Tatsächlich darf ein Großteil der Dokumente, die in Unternehmen im Umlauf sind, durch ersetzendes Scannen digitalisiert werden. Dazu zählen Kaufbelege, Rechnungen, Verträge und technische Unterlagen. Es gibt jedoch auch Dokumentenarten, die zwingend in Papierform aufbewahrt werden müssen, um gesetzlichen Vorschriften zu entsprechen, wie beispielsweise Eröffnungsbilanzen, Zollpapiere, notariell beglaubigte Verträge oder Grundbucheinträge“, informiert Harald Krekeler.
„Ich werde häufig von meinen Kunden gefragt, ob die physischen Belege nach dem Scannen vernichtet werden dürfen. Die Antwort lautet ja, solange die digitalen Kopien bestimmte Anforderungen erfüllen und gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden“, erzählt Krekeler und wird genauer: „Die Digitalisierung von Dokumenten unterliegt bestimmten Regeln, die in den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, festgelegt sind.“ Zudem sollte sichergestellt sein, dass die Vernichtung von Papierdokumenten keine vertraglichen Pflichten verletzt und die Beweiskraft eines Dokuments nicht beeinträchtigt wird. Das gilt vor allem bei notariellen Urkunden.
„Um sicherzustellen, dass das ersetzende Scannen ordnungsgemäß nach den GoBD erfolgt, ist die Einführung einer Verfahrensdokumentation unerlässlich. Sie dokumentiert alle relevanten Schritte des Scan- und Aufbewahrungsprozesses und stellt sicher, dass Dokumente erst dann vernichtet werden, wenn alle Anforderungen erfüllt sind“, so Harald Krekeler. Im Rahmen einer solchen Verfahrensdokumentation werden neben der Auswahl der zu scannenden Dokumente auch Vorkehrungen für eine zeitnahe Digitalisierung von Papierdokumenten festgelegt. Besonders wichtig: Es sollte ein effektiver Prüfvorgang enthalten sein, um die Vollständigkeit, Lesbarkeit und Fehlerfreiheit der eingescannten Dokumente zu gewährleisten. Zudem muss das Prinzips der Unveränderbarkeit der Daten während der digitalen Aufbewahrung nach den Regeln der GoBD gewahrt werden.
„Eine sorgfältige Verfahrensdokumentation soll Geschäftsprozesse transparent machen und vor allen Dingen beschreiben, wie die Beweiskraft von Dokumenten und Belegen über die gesamte Aufbewahrungsfrist durch korrekte Archivierung sichergestellt werden kann. Mit einem modernen DMS gelingt dies leicht, denn es protokolliert alle Zugriffe auf und Prozesse mit Dokumenten. Zu diesem Zweck sind verschiedene Einstellungen wie Zugriffsrechte, Löschschutz, Automatisierungen und Schnittstellen in einem DMS hinterlegt“, betont Harald Krekeler. Ein DMS wie der von Krekeler entwickelte Office Manager DMS (www.officemanager.de) speichert die komplette Änderungshistorie am Dokument und dokumentiert, wer zu welcher Zeit welche Dinge geändert hat.
Noch ein Aspekt spielt beim ersetzenden Scannen eine Rolle, bemerkt Harald Krekeler: „Die digitalen Kopien müssen die Integrität und Lesbarkeit der Originaldokumente gewährleisten. Dies bedeutet, dass die Qualität der Scans hoch genug sein muss, um alle relevanten Informationen deutlich erkennbar zu machen. Die technischen Anforderungen für den Scanprozess sind übrigens in der Richtlinie TR-03138 (RESISCAN) des Bundesamts für Informationssicherheit festgelegt.“
Werden die genannten Aspekte berücksichtigt und ist sicherstellt, dass die digitalen Kopien der Papierdokumente alle relevanten Anforderungen erfüllen, können die meisten Originaldokumente nach dem Scannen vernichtet werden, um Platz zu sparen und die Effizienz der Dokumentenverwaltung zu verbessern.
Weitere Informationen unter: www.officemanager.de
