Softwarebüro Krekeler:
Löschfristen der DSGVO richtig einhalten: Mit DMS den Datenschutz unterstützen
Königs Wusterhausen – Mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat die Einhaltung von Löschfristen einen zentralen Stellenwert im Umgang mit sensiblen Daten eingenommen. Die Nichteinhaltung dieser Vorgaben kann Unternehmen empfindlichen Strafen aussetzen.
Dass ausgerechnet ein Dokumentenmanagement-System (DMS) Unternehmen bei der Einhaltung dieser Richtlinien und der Gewährleistung der DSGVO-Konformität unterstützen kann, davon ist Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler (www.krekeler.de), überzeugt: „Ein DMS kann Unternehmen erheblich dabei unterstützen, die komplexen Anforderungen der DSGVO zu erfüllen. Es hilft, den Überblick über gespeicherte Daten zu behalten, Löschanfragen effizient zu bearbeiten und die Sicherheit der Daten zu gewährleisten“, so der DMS-Experte.
Ein zentraler Aspekt der DSGVO, der in diesem Zusammenhang relevant ist, ist das „Recht auf Vergessenwerden“, wie es in Artikel 17 definiert ist. Demnach sind Unternehmen verpflichtet, auf Antrag einer Person deren Daten zu löschen, sofern sie nicht mehr für den ursprünglichen Erhebungszweck benötigt werden oder die Datenerhebung unrechtmäßig war. „Die DSGVO schreibt allerdings keine konkreten Fristen für die Löschung von Daten vor. Unternehmen sind lediglich dazu verpflichtet, den Antrag unverzüglich, also ohne schuldhaftes Verzögern, zu bearbeiten“, betont Krekeler.
Für Unternehmen, die über Jahre hinweg umfangreiche Datenbestände angehäuft haben, kann dies eine erhebliche Herausforderung darstellen. Insbesondere wenn viele Kunden gleichzeitig von ihrem Recht auf Vergessenwerden Gebrauch machen, kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten und alle Löschanfragen zeitnah zu bearbeiten. Häufig sind Dokumente eines Kunden auf verschiedene Abteilungen und Aktenordner verteilt, was das Auffinden und Löschen der relevanten Daten erheblich erschwert.
„Ein zentrales DMS kann hier Abhilfe schaffen. Denn durch die zentrale Speicherung aller Dokumente eines Kunden im DMS wird die Lokalisierung erheblich erleichtert. Funktionen wie die Volltextsuche beispielsweise ermöglichen es, in Sekundenschnelle alle relevanten Dokumente eines bestimmten Kunden abzurufen“, informiert Harald Krekeler. Die Integration eines DMS in das CRM-System eines Unternehmens bietet darüber hinaus zusätzliche Vorteile: Ein Löschantrag, der über das CRM eingeht, kann direkt im DMS bearbeitet werden, sofern eine entsprechende Schnittstelle vorhanden ist. Moderne DMS-Lösungen bieten zudem die Möglichkeit, eingehende Löschanfragen automatisch zu priorisieren und die Dringlichkeit der Löschung abhängig vom Zeitpunkt des Antragseingangs einzustufen. Dies trägt dazu bei, die Bearbeitung von Löschanfragen effizienter zu gestalten und Verzögerungen zu vermeiden.
„Durch die korrekte Löschung von Daten im DMS kann sichergestellt werden, dass diese nicht wiederhergestellt werden können. Denn auch eine genaue Definition, was unter Löschen zu verstehen ist, fehlt in der Gesetzgebung – und dennoch müssen Unternehmen sicherstellen, dass eine Wiederherstellung gelöschter Daten ohne unverhältnismäßigen Aufwand nicht mehr möglich ist“, ergänzt Harald Krekeler. Er weiß: „Die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen einerseits und Löschfristen andererseits ist für Unternehmen eine zentrale Herausforderung. Ein DMS kann hier entscheidend unterstützen, indem es die Lokalisierung und Verwaltung von Dokumenten erleichtert, automatisierte Prozesse ermöglicht und die Sicherheit der Daten gewährleistet.“
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