Softwarebüro Krekeler:
E-Rechnungspflicht im Mittelstand meistern: Mit Office Manager DMS XRechnung und ZUGFeRD mühelos umsetzen
Königs Wusterhausen – Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland für Unternehmen, die untereinander B2B-Umsätze tätigen, zur Pflicht. Diese neue gesetzliche Vorgabe, die im Rahmen des Wachstumschancengesetzes beschlossen wurde, verpflichtet Unternehmen, elektronische Rechnungen gemäß der europäischen Rechnungsnorm CEN 16931 zu erstellen, zu versenden und zu empfangen. Für viele Unternehmen bedeutet dies eine umfangreiche Umstellung ihrer Geschäftsprozesse und IT-Systeme.
Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler (www.krekeler.de), erklärt: „Künftig müssen diese Rechnungen in einem maschinenlesbaren und strukturierten Format übermittelt werden, das den europäischen Rechnungsstandard CEN 16931 erfüllt. Für Deutschland bedeutet dies, dass die Rechnungserstellung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erfolgen muss – ein simples PDF genügt nicht. Damit müssen Unternehmen sich darauf einstellen, dass ab 2025 ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen im entsprechenden strukturierten Format vorliegen müssen. Für den Vorsteuerabzug ist es beispielsweise entscheidend, dass die Rechnungen den neuen Anforderungen entsprechen.“
Umstellung auf E-Rechnungen: Ein Aufruf zur digitalen Transformation
Viele Unternehmen sehen sich durch die E-Rechnungspflicht mit einem erheblichen Umstellungsaufwand konfrontiert. Sie müssen nicht nur ihre Rechnungsstellung anpassen, sondern auch ihre gesamte IT- und Geschäftsprozesslandschaft entsprechend den neuen Anforderungen ausrichten. In den meisten Fällen bedeutet dies, dass bestehende Systeme wie ERP-Software, Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oder Archivierungslösungen aktualisiert oder erweitert werden müssen. „Der Wechsel zur digitalen Rechnungsstellung bietet aber auch langfristige Vorteile. Unternehmen, die sich rechtzeitig mit der E-Rechnungspflicht auseinandersetzen, können durch die Automatisierung und Optimierung von Prozessen langfristig Zeit und Kosten sparen“, so Krekeler.
Besonders für mittelständische Unternehmen, die oft nicht über umfangreiche IT-Abteilungen verfügen, ist die Einführung einer flexiblen und benutzerfreundlichen Lösung wichtig. Eine solche Lösung ist der von Krekeler entwickelte Office Manager, ein Dokumentenmanagement-System (DMS), das Unternehmen eine einfache Möglichkeit bietet, ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. „Mit dem Office Manager bieten wir eine anwenderfreundliche Lösung, die speziell für mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Das System ist einfach zu implementieren, flexibel und kann nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen integriert werden. Besonders bei der Einführung der E-Rechnungspflicht hilft der Office Manager, die benötigten digitalen Dokumentenprozesse schnell und effizient zu implementieren“, erklärt Krekeler.
Office Manager DMS: Lösung für digitale Rechnungsprozesse
Office Manager DMS (www.officemanager.de) ist eine umfassende Lösung für das Dokumentenmanagement, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und die gesetzlich geforderte E-Rechnungspflicht zu erfüllen. Das System bietet eine zentrale Plattform für die Verwaltung aller Eingangs- und Ausgangsrechnungen und ermöglicht deren automatische Verarbeitung und Archivierung in einem strukturierten Format. Durch die Integration mit bestehenden Systemen können Unternehmen ihre Rechnungsprozesse noch effizienter gestalten. „Die Fähigkeit, mit einem DMS wie dem Office Manager alle relevanten Rechnungsdaten zu extrahieren, zu validieren und zu speichern, hilft nicht nur, den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, sondern spart auch erhebliche Zeit und Ressourcen im Unternehmen“, erklärt Krekeler weiter. „Das System übernimmt viele manuelle Schritte und sorgt so für eine höhere Effizienz und weniger Fehler bei der Rechnungsbearbeitung.“
Gestaffelte Einführung und Übergangsregelungen
Für Unternehmen, die sich auf die neue Regelung vorbereiten müssen, gibt es einige Übergangsregelungen, die die Umstellung erleichtern. So bleiben Papierrechnungen für B2B-Umsätze bis Ende 2025 zulässig, allerdings müssen Unternehmen ab Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ab 2027 ist die Nutzung von Papierrechnungen vollständig unzulässig, und ab 2028 müssen alle Unternehmen die E-Rechnungspflicht ohne Ausnahme erfüllen. Kleinbetragsrechnungen und bestimmte steuerbefreite Umsätze sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, diese können weiterhin in einem anderen Format ausgestellt werden.
Weitere Informationen unter: www.officemanager.de
