Softwarebüro Krekeler:

E-Rechnungspflicht: E-Mail-Sicherheit stärken

Königs Wusterhausen – Die Einführung der E-Rechnung markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung des Rechnungswesens. Rechnungen werden künftig in standardisierten, maschinenlesbaren Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt und können dann weiterhin per E-Mail versendet werden. Diese Entwicklung bringt jedoch auch neue Herausforderungen mit sich – insbesondere im Hinblick auf die Sicherheit der E-Mail-Kommunikation.

„Die E-Rechnung ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungen mit einem Dokumentenmanagementsystem, wie beispielsweise Office Manager DMS. Jedoch sind E-Mails im Rechnungsprozess auch besonders anfällig für verschiedene Arten von Cyber-Angriffen, darunter Phishing, Spam, Ransomware und Malware. Diese Bedrohungen können dazu führen, dass Rechnungen abgefangen, manipuliert oder sogar in betrügerischer Absicht verändert werden“, so Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler (www.krekeler.de).

Mit der E-Rechnungspflicht wird die E-Mail damit weit mehr als nur ein Kommunikationsmittel. Sie avanciert zu einem zentralen Element, das sowohl die Effizienz als auch die Sicherheit im gesamten Rechnungsprozess maßgeblich beeinflusst. „Deshalb müssen Unternehmen ihre E-Mail-Kommunikation gut absichern – und zwar nicht nur den eingehenden E-Mail-Verkehr, sondern auch den ausgehenden“, betont Krekeler.

Eingehende und Ausgehende E-Mails absichern

Eingehende E-Mails mit Rechnungen müssen auf Echtheit und Sicherheit überprüft werden, bevor sie weiterverarbeitet werden. „Sicherheitslösungen wie Spam-Filter, Virenscanner und Ransomware-Schutz spielen hierbei eine zentrale Rolle und helfen, schädliche E-Mails zu identifizieren und abzuwehren, bevor sie Schaden anrichten können“, rät Harald Krekeler. Beim Versand von E-Rechnungen sollte sichergestellt sein, dass diese korrekt formatiert und durch Sicherheitsprotokolle wie SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) und DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) geschützt werden. „Diese Technologien gewährleisten die Authentizität der E-Mails und verhindern, dass sie beim Empfänger als Spam oder betrügerisch eingestuft werden“, erklärt Krekeler.

Der Einsatz von Verschlüsselungstechnologien wie TLS (Transport Layer Security) stellt sicher, dass die Inhalte der E-Mails während der Übertragung vor unbefugtem Zugriff geschützt sind und somit keine sensiblen Daten abgefangen oder manipuliert werden können. Darüber hinaus sind digitale Signaturen von großer Bedeutung. Sie garantieren die Authentizität des Absenders und sorgen dafür, dass die E-Rechnungen während des Versands nicht verändert wurden. Dies ist besonders wichtig, um die Integrität und Verlässlichkeit von Rechnungsdaten zu sichern.

Rechnung aus dem Posteingang einfach in digitale Workflows integrieren

Last but not least bieten anschließend Dokumentenmanagementsysteme, wie Office Manager DMS (www.officemanager.de) automatisierte Schnittstellen, die E-Rechnungen direkt aus E-Mails extrahieren, verarbeiten und revisionssicher archivieren. Auf diese Weise können Unternehmen nicht nur ihre Prozesse optimieren, sondern auch sicherstellen, dass alle Daten gemäß den gesetzlichen Anforderungen aufbewahrt werden.

Harald Krekeler erklärt: „Mit der Drag-and-Drop-Funktion des eingesetzten DMS können Nutzende E-Mails und ihre Anhänge direkt in das Dokumentenmanagement-System übertragen. Moderne Technologien wie OCR und die Verarbeitung des maschinenlesbaren XML-Anteils in XRechnung oder ZUGFeRD ermöglichen eine schnelle und präzise Datenextraktion. Die extrahierten Informationen, beispielsweise Rechnungsnummern, Beträge, Lieferantendaten und Zahlungsfristen, werden automatisch geprüft, validiert und über Schnittstellen an ERP- oder Buchhaltungsprogramme wie DATEV oder SAP übergeben.“

Die E-Rechnung ist ein Meilenstein in der Digitalisierung des Mittelstands. Doch nur mit einer sicheren E-Mail-Kommunikation und optimierten Workflows können Unternehmen auch das volle Potenzial dieser Entwicklung ausschöpfen, ohne dabei unnötige Risiken einzugehen.

Weitere Informationen unter: www.officemanager.de